Esta publicación de blog examina cómo la minería de procesos identifica ineficiencias en las operaciones comerciales a través del análisis de registros de eventos y conduce a mejoras tangibles en los procesos mediante la modificación y extensión de los modelos de procesos.
Un proceso de negocio se refiere a la secuencia completa de tareas que una empresa u organización realiza para generar valor para el cliente. El procedimiento de diagramar esta secuencia de tareas como un flujo de trabajo se denomina modelado de procesos, y el diagrama resultante se denomina modelo de proceso. Los modelos de proceso constan de actividades y las rutas entre ellas. Con base en esto, es necesario verificar, analizar, modificar, complementar y mejorar el modelo de proceso para garantizar su funcionamiento eficiente. La minería de procesos es una técnica utilizada en estos esfuerzos de mejora. La minería de procesos tiende un puente entre las técnicas de análisis de tipo simulación, centradas en modelos de proceso predefinidos (antes de recopilar los registros de eventos reales), y las técnicas de análisis centradas en datos, como la minería de datos, que no consideran el proceso.
La minería de procesos consiste en extraer información valiosa relacionada con el proceso a partir de los registros de eventos obtenidos a través de los sistemas de información. Los registros de eventos se refieren a los registros de ejecución de procesos de negocio acumulados en los sistemas de información y sirven como punto de partida para la minería de procesos. Los registros de eventos se representan como tablas bidimensionales compuestas de filas y columnas. Los eventos generados por las actividades de negocio se agregan como filas, y cada columna registra los atributos del evento correspondiente. Los atributos esenciales registrados son el ID del caso, el nombre de la actividad y la hora de ocurrencia; se pueden incluir atributos adicionales para diversos análisis. Los registros de eventos son simplemente datos sin procesar que proporcionan información directamente útil para los usuarios, lo que requiere un proceso para transformarlos en información analizable. La minería de procesos abarca tres tipos: descubrimiento de procesos, verificación de cumplimiento y mejora de procesos.
El descubrimiento de procesos se refiere a la tarea en la que un analista de procesos utiliza algoritmos para derivar un modelo de proceso a partir de registros de eventos; el analista puede realizar esta tarea sin necesidad de conocimientos específicos del dominio. Si el modelo de proceso derivado es demasiado complejo, lo que dificulta un análisis significativo, se pueden aplicar técnicas como la minería difusa o la agrupación en clústeres. La minería difusa simplifica el modelo de proceso eliminando o fusionando actividades con baja frecuencia de ejecución y eliminando rutas entre ellas. Durante este proceso, se pueden establecer umbrales para las actividades y rutas que aparecen en el modelo de proceso para controlar su complejidad. La agrupación en clústeres es una técnica que agrupa casos similares. Cuando la derivación de un proceso a partir de todo el registro de eventos da como resultado un modelo de proceso complejo, se puede aplicar la agrupación en clústeres para dividir el registro de eventos en múltiples segmentos. La aplicación de técnicas de descubrimiento de procesos a estos registros de eventos subdivididos reduce la complejidad del modelo de proceso.
La verificación de la idoneidad consiste en comparar los resultados del modelo de proceso existente con los del análisis del registro de eventos para determinar el grado de concordancia entre ambos conjuntos de resultados. En este proceso, pueden surgir discrepancias entre el modelo de proceso existente y los resultados del registro de eventos. Por ejemplo, incluso si el modelo de proceso existente es adecuado, puede haber casos en los que el personal responsable de la tarea no lo cumpla. En tales casos, es necesario corregir las prácticas laborales reales.
Por el contrario, si los resultados del análisis del registro de eventos se consideran más apropiados, se debe modificar el modelo de proceso existente. La mejora del proceso se divide en dos tipos: modificar el modelo de proceso existente y ampliar el modelo de proceso descubierto añadiendo información complementaria obtenida del análisis del registro de eventos, como los tiempos de ejecución de las tareas o el personal.
Un ejemplo de extensión consiste en visualizar cuellos de botella y flujos de reproceso dentro del modelo de proceso derivado de los registros de eventos. Esto permite identificar con mayor claridad las áreas problemáticas del proceso.
La minería de procesos, basada en la ciencia de datos, permite a los analistas de procesos colaborar con expertos empresariales para diagnosticar problemas en los procesos de negocio de una empresa y derivar estrategias de mejora. Con los recientes avances en los sistemas de información y las tecnologías de procesamiento de datos, el alcance de las aplicaciones de la minería de procesos continúa expandiéndose. Se utiliza cada vez más como una herramienta crucial para mejorar la eficiencia operativa y la precisión en la toma de decisiones dentro de las empresas.
